Automatisation des processus pour PME

Ce qui se répète chaque jour tourne seul : réservations, documents, e‑mails, factures et rappels. Deux exemples réels, en place aujourd'hui.

Nous branchons des automatisations sur les outils que vous utilisez, ou sur le site que nous construisons pour vous. Les gestes qui se répètent se font seuls ; vous gardez la main sur les décisions.

LowcationcarLocation de voitures

lowcationcar.ch

Le problème

Louer une voiture demande de vérifier un permis et une pièce d'identité, d'en recopier les informations, de tenir à jour les disponibilités de chaque véhicule et de valider chaque demande. Fait à la main, tout cela recommence à chaque réservation.

Ce qui tourne tout seul

La réservation

Réservation en ligne à toute heure, en quatre étapes guidées.
Les disponibilités de chaque voiture s'affichent en direct, avec un calendrier par créneaux de 15 minutes.
Le prix se calcule seul selon la durée et le mode de paiement, forfait mensuel compris.

Les documents

Le permis et la pièce d'identité sont lus automatiquement : une photo suffit, les champs se remplissent seuls.
Si la photo n'est pas le bon document, la réservation s'arrête et le bon document est redemandé.
Le contrat se signe en ligne.

Le suivi

Chaque nouvelle réservation part par e‑mail à l'équipe, qui l'approuve.
Un contrôle quotidien des lectures de documents envoie une alerte dès le premier échec sur 24 heures.
Une alerte signale les comptes restés sans réservation depuis plus de 7 jours.
Les réservations abandonnées avant confirmation sont supprimées après 48 heures, et les journaux sont purgés selon des durées fixées.

Ce que ça change

Plus de ressaisie de documents. L'équipe garde ce qui demande une personne : approuver une réservation, vérifier un document quand la lecture automatique ne suffit pas.

LocabusLocation d'utilitaires à Moutier

locabus.ch

Le problème

Chaque location demandait du travail à la main : confirmer la réservation, envoyer les conditions et la facture, suivre le paiement, donner l'accès au véhicule, relever le compteur au départ et au retour, puis facturer les kilomètres en plus.

Ce qui tourne tout seul

La réservation

Réservation et paiement par carte en ligne : le bouton « Réserver » mène droit au paiement.
Le calendrier se bloque dès la commande : pas de double réservation, même pour un outil loué en option.
La réservation s'ajoute seule dans l'agenda Google du loueur.

Les documents et le paiement

La confirmation part avec les conditions générales en PDF.
Une facture PDF est créée pour chaque réservation, et un tableau de suivi payé ou non payé se remplit seul.
Les kilomètres en plus sont calculés depuis les relevés, et leur facture avec QR-facture suisse se prépare en une commande, relue avant l'envoi.

La prise et le retour du véhicule

Pour le véhicule équipé d'une boîte à clés connectée, le code d'accès est créé et envoyé par e‑mail avant la prise ; une alerte prévient quand la pile de la boîte faiblit.
Le lien du formulaire de contrôle arrive par e‑mail avant la prise : photo du compteur au départ, photos et kilométrage au retour, depuis le téléphone.
Un rappel part par e‑mail deux heures avant le retour. Si le contrôle de retour n'est pas fait, le client est relancé, puis le loueur est alerté.

Après la location

Le lendemain, le client reçoit une demande d'avis Google.
Les articles du blog et les publications Facebook et Instagram sont programmés à l'avance et paraissent seuls.
Un rapport hebdomadaire en PDF arrive chaque lundi.

Ce que ça change

Entre la commande et l'avis du client, le loueur n'intervient plus que là où il faut quelqu'un : remettre une clé en main propre, changer une date, relire une facture de kilomètres.

Comment nous automatisons

Ce qui se répète
En 15 minutes de visio, vous décrivez les tâches qui reviennent chaque jour ou chaque semaine.
Un processus à la fois
Chaque automatisation est branchée sur vos outils, essayée, puis mise en service.
Des alertes
Comme chez Lowcationcar et Locabus, un e‑mail prévient quand une étape échoue ou attend une décision.

Une tâche vous prend du temps chaque semaine ?

Décrivez-la en 15 minutes : nous vous disons ce qui peut tourner seul, et à quel prix.

Réserver 15 min en visio Écrire sur WhatsApp

Questions fréquentes

Faut-il changer d'outils ou de site ?

Pas forcément. Nous partons de ce que vous utilisez : chez Locabus, les automatisations sont branchées sur le site WordPress et WooCommerce, sur Brevo pour les e-mails et sur Google Agenda.

Qui garde la main sur les décisions ?

Vous. Chez Lowcationcar, chaque réservation est approuvée par l'équipe ; chez Locabus, la facture des kilomètres en plus est relue avant d'être envoyée.

Que se passe-t-il si une étape échoue ?

Une alerte part par e-mail. Chez Lowcationcar, un contrôle quotidien signale toute lecture de document qui a échoué ; chez Locabus, le loueur est alerté quand un contrôle de retour n'a pas été fait.

Combien coûte une automatisation ?

Dès 1’200 CHF par processus automatisé. Vous recevez un devis écrit sous 24 heures, avant de commencer.